Víte, co chybí a co blokuje
další postup

1. První obraz vzniká při úvodní konzultaci

Majitel menší marketingové agentury přichází na konzultaci, protože se jeho podnikání během posledního roku rozrostlo. Získal větší klienty, chce rozšířit tým a řeší několik změn, které ovlivní další účetní a daňový postup.

Během rozhovoru zazní, že klient:

• plánuje přijmout prvního zaměstnance,
• současně jedná s externím specialistou,
• zvažuje pronájem větší kanceláře,
• potřebuje pořídit nové počítače a další vybavení,
• začíná spolupracovat s klientem ze zahraničí,
• uvažuje o pořízení služebního automobilu,
• některé změny chce uskutečnit okamžitě a jiné až podle vývoje zakázek.

Inteligentní paměť kanceláře zachytí nejen jednotlivá témata, ale také jejich souvislosti. Je zřejmé, které změny jsou již rozhodnuté, které jsou pouze zvažované a co musí poradce před stanovením dalšího postupu odborně posoudit.

Poradce tak nepracuje pouze se seznamem izolovaných dotazů. Má před sebou celkový obraz toho, jak se klientovo podnikání mění a která rozhodnutí na sebe navazují.

2. Dohodnutý postup určí, co má klient dodat

Poradce s klientem projde jednotlivá témata a určí, jaké informace a dokumenty potřebuje pro jejich další posouzení. Některé podklady má klient k dispozici okamžitě, jiné musí získat od dodavatelů, obchodních partnerů nebo připravit interně.

Pro další práci je potřeba doplnit:

• návrh nájemní smlouvy k novým prostorám,
• nabídky na plánované vybavení,
• informace o termínu zahájení zahraniční spolupráce,
• připravované smlouvy s novými členy týmu,
• přehled již uskutečněných nákupů,
• doklady, které zatím nebyly předány účetní kanceláři,
• potvrzení, které plánované změny klient skutečně uskuteční.

U každého podkladu zůstane zachycené, proč je potřeba, kdo ho má dodat a ke kterému otevřenému tématu patří. Nejde pouze o obecný úkol „poslat dokumenty".

Poradce později uvidí, že nabídka na vybavení souvisí s plánovaným rozšířením týmu, nájemní smlouva s přesunem kanceláře a informace o zahraničním klientovi s novým typem obchodní spolupráce.

Zkraťte dohledávání a omezte urgence. Včas vidíte, co chybí a co bez toho nelze dokončit.

3. Změny během roku doplní původní souvislosti

O několik týdnů později klient znovu volá. Situace se od první konzultace změnila.

Zahraniční zakázka začne dříve, než původně očekával. Pronájem větší kanceláře naopak odloží, protože se s majitelem prostor nedohodl na podmínkách. Místo prvního zaměstnance začne zatím spolupracovat s externím specialistou a potřebné počítače již objednal.

Nové informace se propojí s původním případem:

Telefonát nevytvoří další oddělenou poznámku. Inteligentní paměť kanceláře ukáže, co se proti původnímu plánu změnilo, které úkoly už nejsou aktuální a které nové otázky je potřeba vyřešit.

Poradce nemusí při každém kontaktu znovu rekonstruovat původní záměr. Vidí vývoj klientových rozhodnutí a dokáže na něj navázat.

4. Před termínem je jasné, co je hotové a co stále chybí

Před dokončením účetního období má poradce připravený souvislý přehled celého případu.

Vidí:

• s jakými plány klient na začátku přišel,
• které změny skutečně uskutečnil,
• které záměry odložil nebo opustil,
• jaké podklady již kancelář obdržela,
• které dokumenty klient slíbil dodat,
• které otázky byly odborně posouzeny,
• co stále čeká na rozhodnutí nebo doplnění,
• kdo je vlastníkem každého dalšího kroku.

Poradce zjistí, že doklady k pořízenému vybavení už kancelář má, ale stále chybí část podkladů k nové zahraniční spolupráci. Nemusí pročítat několik e-mailových vláken ani znovu procházet zápisy z předchozích konzultací.

Klient dostane konkrétní požadavek na chybějící dokumenty včetně vysvětlení, ke kterému tématu patří. Není znovu žádán o podklady, které již jednou odeslal, ani o dokumenty související s plánem, který mezitím opustil.

Inteligentní paměť sama neurčuje způsob zaúčtování ani daňový postup. Připravuje informace, změny, dohody a otevřené otázky, které daňový nebo účetní poradce odborně posoudí.

Kancelář má celý stav klientského případu pod kontrolou

Před každou další konzultací může mít poradce připravené:

• aktuální stav řešených témat,
• závěry z předchozích konzultací,
• změny v klientových plánech,
• dodané a chybějící podklady,
• úkoly klienta i poradenské kanceláře,
• otevřené otázky a jejich návaznosti,
• termíny a dohodnuté další kroky,
• důvody, proč byl některý postup změněn nebo odložen.

Po rozhovoru se inteligentní paměť doplní o nové informace, rozhodnutí a slíbené dokumenty. Vybrané závěry může poradce po kontrole převést do úkolů, klientské rekapitulace nebo interního přehledu případu.

Důležité výstupy před uložením nebo odesláním kontroluje poradce. Součástí používání je také jasné informování o nahrávání, nastavení přístupů a určení doby uchovávání finančních a osobních informací.

Kancelář tráví méně času dohledáváním předchozích závěrů, kontrolou e-mailových vláken a opakovaným urgováním stejných dokumentů. Rychleji zjistí, co klient dodal, co se od poslední konzultace změnilo a co brání dokončení dalšího kroku.

Klient zároveň nemusí opakovaně vysvětlovat celý vývoj svého podnikání. Poradce navazuje na to, co už společně řešili, a žádá pouze informace, které jsou pro aktuální stav skutečně potřeba.